conservation de documents
DIVERS
+ DE 2 ANS
Le 22/07/2005 à 10h13
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Question d'origine :
notre fille est née le 12 juin dernier. nous avons acheter les journaux de ce jour, nous avons fait des photos, un faire part... et nous souhaiterions conserver ces documents ainsi que quelques autres objets (dont une bouteille de champagne) jusqu'à ses 18 ans (ou jusqu'a ce qu'elle nous pose des questions sur sa naissance) dans une "Boite" que nous lui donnerions le moment voulu. merci de nous indiquer le moyen le plus adapter pour conserver tout cela dans le meilleur état possible...
P.S.: est-il judicieux de garder des photos sur Cdrom ? n'y a t'il pas un risque que le support ou le codage devienne obsolète ??
Réponse du Guichet
anonyme
- Département : Équipe du Guichet du Savoir
Le 25/07/2005 à 10h07
Le site canadien Préserver mon Patrimoine, réalisé par l'Institut Canadien de Conservation, propose une rubrique comment prendre soin... qui liste tous les matériaux pouvant être destinés à conservation avec des conseils pratiques à l'usage du grand public. Vous y trouverez notamment des conseils sur :
* Les documents papiers et coupures de journaux : (...) Les systèmes de rangement doivent protéger les documents et minimiser les dérangements en cours de manipulation. Spécifiquement, ces systèmes doivent protéger les documents de la lumière, de la poussière et des dommages matériels et assurer une séparation physique au moyen de chemises, de passe-partout, de pochettes en Mylar ou d'intercalaires en papier de soie. Tout produit de papier en contact avec des documents importants doit être de couleur blanche et non acide. Une fois correctement protégés par des intercalaires, les documents peuvent être rangés dans une boîte rigide en polyéthylène, en polypropylène ou en carton non acide. Les magasins de fournitures d'artistes, boutiques d'encadrement, fournisseurs d'articles pour la restauration et certaines papeteries au détail et comptoirs de photocopie vendent des matériaux de rangement appropriés. [Nota : La simple inscription « archives » n'est pas une garantie de stabilité; chercher l'inscription « non acide » au moment de l'achat.] (...).
* Les documents photographiques : (...) Idéalement, les photos doivent être rangées dans des enveloppes en Mylar (un plastique transparent), des pochettes non acides ou des boîtes. Inscrire tout commentaire sur les enveloppes ou sur la bordure ou au verso des photos avec un crayon à mine HB (l'encre des stylos à bille ou des crayons- feutres peut migrer dans le papier et endommager l'image).
Les albums de photos sont couramment utilisés pour ranger les photos, mais ils sont relativement coûteux et encombrants. Il faut donc éliminer les photos médiocres, floues et moins réussies. Il est également important de choisir les albums avec soin car certains types sont nettement supérieurs à d'autres.
Éviter les albums munis de pages auto-adhésives recouvertes de plastique (l'adhésif de la page de support peut tacher ou endommager les photos). Généralement, il est possible de retirer facilement, au cours des deux années suivant leur installation, les photos rangées dans de tels albums. Il suffit d'introduire une lame mince sous le bord de la photo et de la décoller doucement de la page. Par contre, les photos conservées plus longtemps dans de tels albums se décollent moins bien. Ne jamais décoller une photo d'un geste brusque ou en la retroussant, car elle risque de se déformer, de fissurer ou de se déchirer.
Les enveloppes ou pochettes dans les albums doivent être faites d'un plastique stable comme le Mylar (polyester) ou le polypropylène. Dans les albums faits de papier non acide, il est préférable d'utiliser des « coins » en pellicule plastique pour retenir les photos; ces coins ne sont toutefois pas recommandés pour les photos fragiles ou plus grandes.
Ne pas utiliser de colle blanche, de colle au caoutchouc, de ruban adhésif Scotch, de ruban masque ni d'agrafe pour monter les photos dans les albums.
Bien réfléchir avant de retirer une photo d'un vieil album : les vieux albums de photos dont les pages sont en papier n'endommagent probablement pas les photos. Par contre, en retirant une photo, on risque de l'endommager. De plus, les vieux albums de famille renferment souvent d'intéressantes inscriptions historiques ou familiales sur les gens, les endroits et les événements.
L'encadrement d'épreuves photographiques exige certains soins. La plupart des cadres décoratifs en vente libre ne sont pas munis de passe-partout de qualité archives ou de cales qui empêchent le verre de toucher la photo.
Les photos importantes devraient être encadrées selon les normes de musée, avec un passe-partout et un dos protecteur de qualité archives. Consulter un spécialiste dans une boutique d'encadrement renommée.
Ne pas exposer les photos à la lumière directe du soleil ou à la lumière vive et les garder loin des sources de chaleur et des endroits humides.
Ranger les photos dans un endroit frais et sec; sous-sols, greniers et garages ne conviennent pas à cause des grandes variations de température et d'humidité qui les caractérisent. (...)
* L'information numérique : (...) Quand on se sert d'un ordinateur, il faut régulièrement copier sur des disquettes ou des CD les fichiers stockés dans le disque dur. Ces supports de sauvegarde doivent ensuite être étiquetés, datés et rangés dans un endroit frais et sec.
Il faut toujours tenir les disquettes ou les CD par le bord et le trou central. Il faut aussi les ranger à l'abri de la lumière du soleil, des températures élevées, de l'humidité, de la nourriture et des boissons.
Pour s'assurer que l'information numérique reste récupérable, il faut l'extraire et la recopier à chaque ajout de logiciels ou de matériel informatique. Même lorsque la technologie ne change pas, il est avisé de recopier l'information numérique sur un support neuf environ tous les cinq ans.
Lorsque l'information est importante, il est conseillé de l'imprimer et de ranger la copie papier dans un endroit sûr. (...)
* Le verre : Les principales causes de dommages pour les objets en verre et en céramique sont la manipulation négligente et les mauvaises réparations. Les fluctuations extrêmes d'humidité et de température peuvent rendre les objets en verre, en céramique et à glaçure plus susceptibles de craqueler. Les objets souvent utilisés (p.ex. les verres, tasses, assiettes, bols, etc.) sont particulièrement susceptibles de dommages en raison de la manipulation fréquente.
(...)
La stabilité du verre est, en grande partie, fonction des proportions de ses composants, soit la silice, les fondants, les colorants et les stabilisateurs. Si les proportions sont fautives, le verre est plus fragile et susceptible de dommages.
Le cristal au plomb contient de fortes concentrations de plomb qui peuvent filtrer dans le liquide versé dans le récipient en cristal et en voiler l'intérieur. (...)
En ce qui concerne la durée de vie des supports numériques, outre la question de la pérennité des systèmes logiciels évoquée plus haut, il faut savoir que le disque en plastique utilisé pour les CD audio, les CDI, les CD photos, les CD ROM pressés et dupliqués à partir d’une matrice [a] une durée de vie de l’ordre de 10 à 25 ans dans les conditions moyennes de conservation et d’utilisation. Le disque enregistrable a quant à lui une durée de vie de l’ordre de 3 ans avant d’être gravé (en raison du vieillissement de la couche sensible de même nature que celle d’une pellicule photographique non encore impressionnée et fixée) et une durée de vie sans altération de l’ordre de 5 à 10 ans une fois gravé, en fonction de la qualité du disque vierge utilisé et de la qualité de l’appareil utilisé pour effectuer la gravure. Ces indications proviennent d’essais de vieillissement en laboratoires effectués par différents laboratoires d’essai et sont plus pessimistes que les durées annoncées par les constructeurs. (source : Les principes techniques et organisationnels de la préservation des documents numériques, Catherine Lupovici, Département de la bibliothèque numérique, Direction des services et des réseaux, Bibliothèque nationale de France).
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