Question d'origine :
Bonjour,
Est-il vrai que les préfectures n'ont pas de traces de dossiers etrangers pour délivrer les duplicatas des certificats de résidence algériens des années 1984/1985?
Cordialement.
Réponse du Guichet
gds_db
- Département : Equipe du Guichet du Savoir
Le 19/11/2018 à 09h30
Bonjour,
" Les services de l’État produisent chaque année beaucoup d’actes administratifs : mesures individuelles, dossiers d’instruction, arrêtés, instructions, tableaux, études, …
Dès lors, c’est de manière régulière que les versements doivent être effectués auprès des Archives départementales.
L’outil principal : le tableau de gestion d’archives
Ce tableau recense les documents produits par un service. En découlent la gestion de ses archives courantes mais aussi les règles d’archivage pour ses archives définitives.Le tableau fixe en effet pour chaque type de document une durée minimum de conservation par le service (DUA, ou durée d’utilité administrative) et un sort final (destruction ou versement aux Archives départementales).
Cet outil est rédigé conjointement par les agents du service et les archivistes, sur la base de la réglementation propre à chaque secteur d’activité et des instructions nationales de tri et de conservation des archives. Il est mis à jour à chaque changement de compétence ou d’organisation du service.
Il guide le service à deux moments principalement :
- lors de la production des documents : il permet d’harmoniser la constitution des dossiers et les méthodes de classement au sein d’un service, facilitant ainsi les futures opérations d’archivage ;
- à la fin de la DUA des documents : il permet d’établir très rapidement les bordereaux réglementaires de demande d’élimination et versement. "
source : RÉFORME DE L’ÉTAT Les archives, un atout de modernisation pour l’administration
Le mieux serait de vous adresser à votre Préfecture et/ou aux archives départementales de votre département.
Bonne journée.
" Les services de l’État produisent chaque année beaucoup d’actes administratifs : mesures individuelles, dossiers d’instruction, arrêtés, instructions, tableaux, études, …
Dès lors, c’est de manière régulière que les versements doivent être effectués auprès des Archives départementales.
L’outil principal : le tableau de gestion d’archives
Ce tableau recense les documents produits par un service. En découlent la gestion de ses archives courantes mais aussi les règles d’archivage pour ses archives définitives.
Cet outil est rédigé conjointement par les agents du service et les archivistes, sur la base de la réglementation propre à chaque secteur d’activité et des instructions nationales de tri et de conservation des archives. Il est mis à jour à chaque changement de compétence ou d’organisation du service.
Il guide le service à deux moments principalement :
- lors de la production des documents : il permet d’harmoniser la constitution des dossiers et les méthodes de classement au sein d’un service, facilitant ainsi les futures opérations d’archivage ;
- à la fin de la DUA des documents : il permet d’établir très rapidement les bordereaux réglementaires de demande d’élimination et versement. "
source : RÉFORME DE L’ÉTAT Les archives, un atout de modernisation pour l’administration
Le mieux serait de vous adresser à votre Préfecture et/ou aux archives départementales de votre département.
Bonne journée.
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