Question d'origine :
Est-il légal de regrouper des chèques au sein d'une association pour l'achat de vêtements techniques de sport personnel afin de faciliter le payement au fournisseur? L'association encaissera les chèques pour en faire un seul à la marque?
Réponse du Guichet
gds_se
- Département : Équipe du Guichet du Savoir
Le 12/01/2017 à 16h01
Bonjour
Malgré nos recherches, nous ne trouvons pas d’informations sur ce point spécifique :
« Conserver tous les documents
Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse). Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.
Pour ne pas égarer ces documents, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents (dossier « factures à payer », « factures émises », « relevés de compte », « cotisations »…) et de les conserver en un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association. Ils doivent être conservés pendant une durée de dix ans pour les associations tenues de tenir une comptabilité, trois ans pour les autres.
Tenir un livre-journal pour enregistrer chronologiquement chaque opération
Si l'association tient ses comptes à la main, chaque opération devra également être enregistrée chronologiquement dans le « livre-journal ».
Il peut s'agir d'un simple cahier, d'un registre acheté en papeterie ou d'un tableau Excel dans lequel on notera pour chaque recette ou dépense : la date, le libellé et le montant de l'opération, le mode de paiement et le numéro de la pièce justificative. Si l'association utilise un logiciel comptable, le livre-journal sera édité automatiquement.
Respecter les règles de base de la comptabilité
De nombreux principes de base doivent être obligatoirement respectés. Ils constituent en quelques sortes un « mode d'emploi » de la comptabilité.
Chaque opération doit être comptabilisée séparément.
L'association ne doit ni éviter de comptabiliser les opérations portant sur de petites sommes, ni mélanger en une seule écriture des charges différentes payées ensemble, telles que plusieurs factures provenant d'un même fournisseur (principe de rigueur), ni s'abstenir de comptabiliser des recettes et des dépenses de même montant dont le solde est égal à 0 (principe de non-compensation). Chaque opération a son importance et doit donner lieu à une écriture comptable.
Les dépenses et recettes de l'association doivent être enregistrées lors du laps de temps, ou exercice (principe d'indépendance des exercices) pendant lesquelles elles ont eu lieu.
Cela permet de calculer à son terme le résultat comptable de l'association. Il est conseillé de retenir une durée de douze mois et de la faire coïncider avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou l'année sportive, pour un club de sport (du 1er septembre au 31 août de l'année suivante). »
Mettre en place la comptabilité d’une association / Assistant juridique
« Pour tenir votre comptabilité, vous devez enregistrer les entrées et sorties d’argent de l’association. Le document qui sert de support à cet enregistrement est appelé « registre ». Il peut se matérialiser sur un ou plusieurs cahiers (ou un ou plusieurs tableurs) : si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne d’un foyer, d’une coopérative…), il sera en effet plus aisé d’avoir un livre de caisse et un livre de banque (pour les mouvements vers et hors le compte bancaire). Vous n’oublierez pas dans ce cas de mentionner les mouvements entre la caisse et la banque.
Vous devez inscrire dans ce document toutes les dépenses et recettes de l’association.
Chaque mois, une page (ou une colonne) est consacrée aux charges, la page qui lui fait face aux recettes. De façon minimale, on prévoit quatre colonnes :
• la date
• la nature de l’opération : impression flyer X, cotisation M. Y…
• le n° de la pièce justificative : chaque enregistrement doit être lié à une pièce justificative, aussi appelée pièce comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin.
• le montant (qu’on peut séparer en deux colonnes, «caisse» et «banque», s’il n’y a qu’un livre). […]
Les justificatifs
Vous devez pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre. D’où la nécessité de bien conserver tous vos justificatifs, qui constituent ces pièces comptables et vous serviront à justifier vos enregistrements dans le registre.
Parmi les pièces comptables, on retrouve généralement les justificatifs suivants : factures, tickets de caisse, notes de frais mais aussi doubles des reçus de cotisations, relevés bancaires… Toutes ces pièces comptables sont à conserver 10 ans.
Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chèque à une personne plutôt qu’à un prestataire, pas de souci !
Pour les factures, assurez-vous qu’elles comportent les éléments suivants, indispensables : n° facture, nom du prestataire, adresse du prestataire, n°SIRET, date, montant de la dépense et part de la TVA. »
Gérer la comptabilité de son association / Animafac
Pour de plus amples informations sur le fonctionnement d’une association, nous vous conseillons de vous renseigner auprès des maisons des associations.
Bonne journée
Malgré nos recherches, nous ne trouvons pas d’informations sur ce point spécifique :
« Conserver tous les documents
Chaque opération enregistrée en comptabilité suppose l'existence d'une pièce justificative lui correspondant (facture, note de frais, bordereau de remise de chèques, ticket de caisse). Les pièces comptables permettent de prouver que l'opération enregistrée est bien réelle, qu'elle figure pour le bon montant, sur la bonne période et qu'elle est conforme à l'objet social de l'association.
Pour ne pas égarer ces documents, il est conseillé de les regrouper chronologiquement dans des dossiers ou classeurs différents (dossier « factures à payer », « factures émises », « relevés de compte », « cotisations »…) et de les conserver en un lieu facile d'accès, comme le siège de l'association. Ils doivent être conservés pendant une durée de dix ans pour les associations tenues de tenir une comptabilité, trois ans pour les autres.
Tenir un livre-journal pour enregistrer chronologiquement chaque opération
Si l'association tient ses comptes à la main, chaque opération devra également être enregistrée chronologiquement dans le « livre-journal ».
Il peut s'agir d'un simple cahier, d'un registre acheté en papeterie ou d'un tableau Excel dans lequel on notera pour chaque recette ou dépense : la date, le libellé et le montant de l'opération, le mode de paiement et le numéro de la pièce justificative. Si l'association utilise un logiciel comptable, le livre-journal sera édité automatiquement.
Respecter les règles de base de la comptabilité
De nombreux principes de base doivent être obligatoirement respectés. Ils constituent en quelques sortes un « mode d'emploi » de la comptabilité.
Chaque opération doit être comptabilisée séparément.
L'association ne doit ni éviter de comptabiliser les opérations portant sur de petites sommes, ni mélanger en une seule écriture des charges différentes payées ensemble, telles que plusieurs factures provenant d'un même fournisseur (principe de rigueur), ni s'abstenir de comptabiliser des recettes et des dépenses de même montant dont le solde est égal à 0 (principe de non-compensation). Chaque opération a son importance et doit donner lieu à une écriture comptable.
Les dépenses et recettes de l'association doivent être enregistrées lors du laps de temps, ou exercice (principe d'indépendance des exercices) pendant lesquelles elles ont eu lieu.
Cela permet de calculer à son terme le résultat comptable de l'association. Il est conseillé de retenir une durée de douze mois et de la faire coïncider avec l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre) ou l'année sportive, pour un club de sport (du 1er septembre au 31 août de l'année suivante). »
Mettre en place la comptabilité d’une association / Assistant juridique
« Pour tenir votre comptabilité, vous devez enregistrer les entrées et sorties d’argent de l’association. Le document qui sert de support à cet enregistrement est appelé « registre ». Il peut se matérialiser sur un ou plusieurs cahiers (ou un ou plusieurs tableurs) : si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne d’un foyer, d’une coopérative…), il sera en effet plus aisé d’avoir un livre de caisse et un livre de banque (pour les mouvements vers et hors le compte bancaire). Vous n’oublierez pas dans ce cas de mentionner les mouvements entre la caisse et la banque.
Vous devez inscrire dans ce document toutes les dépenses et recettes de l’association.
Chaque mois, une page (ou une colonne) est consacrée aux charges, la page qui lui fait face aux recettes. De façon minimale, on prévoit quatre colonnes :
• la date
• la nature de l’opération : impression flyer X, cotisation M. Y…
• le n° de la pièce justificative : chaque enregistrement doit être lié à une pièce justificative, aussi appelée pièce comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin.
• le montant (qu’on peut séparer en deux colonnes, «caisse» et «banque», s’il n’y a qu’un livre). […]
Les justificatifs
Vous devez pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre. D’où la nécessité de bien conserver tous vos justificatifs, qui constituent ces pièces comptables et vous serviront à justifier vos enregistrements dans le registre.
Parmi les pièces comptables, on retrouve généralement les justificatifs suivants : factures, tickets de caisse, notes de frais mais aussi doubles des reçus de cotisations, relevés bancaires… Toutes ces pièces comptables sont à conserver 10 ans.
Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chèque à une personne plutôt qu’à un prestataire, pas de souci !
Pour les factures, assurez-vous qu’elles comportent les éléments suivants, indispensables : n° facture, nom du prestataire, adresse du prestataire, n°SIRET, date, montant de la dépense et part de la TVA. »
Gérer la comptabilité de son association / Animafac
Pour de plus amples informations sur le fonctionnement d’une association, nous vous conseillons de vous renseigner auprès des maisons des associations.
Bonne journée
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