Dossier des Personnels*

Réponse du service Guichet du Savoir


Par secrétaire administrative, entendez-vous secrétaire d'une administration ? En ce cas vous trouverez dans la circulaire AD 95-1 du 27 janvier 1995 en ligne sur le site des Archives de France toutes les directives s'appliquant à la gestion des dossiers des personnels. Elle définit, entre autres, cinq catégories de dossiers de personnel, relevant d’un traitement archivistique différencié : le dossier de carrière, tenu pour chaque agent par le service chargé de la gestion du personnel, le dossier administratif, tenu par le service d’affectation de l’agent, le dossier comptable, le dossier de pension et, s’il y a lieu, le dossier d’accident du travail ou de maladie professionnelle ; elle fixe, pour les dossiers de carrière et les dossiers d’accident du travail ou de maladie professionnelle, une durée d’utilité administrative uniforme de 90 ans à compter de la naissance ; elle prescrit la destruction pure et simple, au terme de la durée d’utilité administrative, de tous les dossiers autres que le dossier de carrière.

Il s'agit-là d'instructions concernant en premier lieu les services centraux de l'Etat. A vous de vérifier dans cette circulaire les conditions particulières pour les services déconcentrés et ceux des collectivités territoriales. Vous trouverez en document joint un tableau récapitulatif par type de document avec l'ensemble des durées de conservation et les opérations d'archivage adéquates.

Il existe deux documents qui peuvent également vous être utiles. Il s'agit de deux guides publiés par l'Association des Archivistes Français, en vente sur leur site :

* Guide d'archivage à l'usage des administrations dans les départements
* Guide d'archivage à l'usage des maires et des secrétaires de mairie